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Checkliste: Privat bleiben als Selbstständige:r

Checkliste für Selbstständige: Finde private Adresse, Telefonnummer und E-Mail auf Website, Profilen, Rechnungen und alten PDFs.

Stand: Juni 2026

Wenn du selbstständig startest, denkst du an Angebot, Website, Kund:innen, Preis, Logo, Rechnungen und vielleicht Social Media. Private Daten wirken dagegen wie Nebensache. Man nimmt einfach die Adresse, die Nummer und die E-Mail, die schon da sind.

Genau so landen Wohnadresse, private Handynummer und private E-Mail in einem Business-Setup, aus dem sie später nur mühsam wieder herauszubekommen sind.

Diese Checkliste ist für zwei Situationen gedacht:

1. Du startest gerade und möchtest private Daten gar nicht erst veröffentlichen.
2. Du bist schon sichtbar und möchtest aufräumen.

Nimm dir dafür nicht “irgendwann mal” Zeit. Eine Stunde jetzt spart später viele einzelne Korrekturen.

Schritt 1: Lege fest, welche Daten privat bleiben sollen

Schreib zuerst auf, was du nicht öffentlich nutzen möchtest:

• private Wohnadresse
• private Handynummer
• private E-Mail-Adresse
• privates Profilbild
• privater Messenger-Account
• private Social-Media-Profile
• private Bankverbindung, falls sie nicht auf Rechnungen gehört
• private Fotos aus Wohnung oder Familie

Das klingt simpel, ist aber wichtig. Wenn du nicht definierst, was privat bleiben soll, entscheidest du später bei jedem Tool neu und oft unter Zeitdruck.

Schritt 2: Prüfe deine Adresse

Die Adresse ist meistens der sensibelste Punkt, weil sie direkt mit deinem Wohnort verbunden sein kann.

Prüfe:

• Impressum
• Datenschutzseite
• Rechnungen
• Angebote
• AGB
• Widerrufsbelehrung
• Shop-Footer
• Marktplatzprofile
• Newsletter-Footer
• Buchungstools
• PDF-Vorlagen
• alte Preislisten
• Social-Media-Bios
• Business-Profile
• Branchenverzeichnisse

Wenn du deine Wohnadresse findest, frag dich: Muss sie dort wirklich stehen, oder gibt es eine geeignetere geschäftliche Lösung?

Wichtig: Bei Impressum und Shop-Angaben geht es nicht nur um Komfort. Je nach Fall können gesetzliche Informationspflichten bestehen. Nutze also nicht einfach eine beliebige Adresse, sondern prüfe, ob die Lösung zu deinem Business passt.

Schritt 3: Prüfe deine Telefonnummer

Telefonnummern verbreiten sich besonders schnell, weil Menschen sie speichern. Eine einmal veröffentlichte private Handynummer bleibt oft jahrelang in Kontakten, alten E-Mails und Verzeichnissen.

Prüfe:

• Website-Kontaktbereich
• Header und Footer
• Business-Profil
• Social Media
• E-Mail-Signatur
• Rechnungen
• Angebote
• Flyer
• Visitenkarten
• Messenger-Links
• Terminbuchung
• Branchenverzeichnisse
• alte Posts
• Gruppenbeschreibungen

Wenn du Kund:innen über deine private Nummer erreichst, entsteht schnell ein Erwartungsmuster: “Da kann ich immer schreiben.” Eine getrennte Geschäftsnummer schützt deshalb nicht nur deine Daten, sondern auch deine Zeit.

Schritt 4: Prüfe deine E-Mail-Adresse

Private E-Mail-Adressen wirken weniger kritisch, sind aber oft der Einstieg in Spam, Vermischung und unprofessionelle Kommunikation.

Prüfe:

• Website-Footer
• Kontaktseite
• Impressum
• Social-Media-Bio
• Shop-Support
• Newsletter-Absender
• Rechnungen
• PDF-Angebote
• Kooperationsprofile
• Plattform-Accounts
• E-Mail-Signaturen
• automatische Bestellmails

Eine geschäftliche E-Mail ist meistens einer der einfachsten Schritte. Sie kostet wenig, wirkt professioneller und trennt private Kommunikation von Kundenthemen.

Schritt 5: Prüfe deine Website

Viele schauen nur auf das Impressum. Auf Websites tauchen private Daten aber an mehreren Stellen auf:

• Kontaktseite
• Footer
• Datenschutzseite
• Buchungsseite
• Blogartikel
• PDF-Downloads
• eingebettete Kalender
• Kontaktformular-Bestätigung
• Meta-Daten von Bildern oder PDFs
• alte Landingpages

Wenn du WordPress, Webflow, Shopify oder ein anderes System nutzt, prüfe auch Vorlagen und globale Einstellungen. Manchmal wird eine alte Adresse automatisch in Footer, E-Mail-Vorlagen oder Rechnungs-PDFs gezogen.

Schritt 6: Prüfe Social Media

Social Media ist tückisch, weil Profile schnell eingerichtet und selten systematisch gepflegt werden.

Prüfe:

• Instagram-Bio
• TikTok-Bio
• YouTube-Kanalinfo
• LinkedIn-Kontaktinfos
• Facebook-Seite
• Pinterest-Profil
• Podcast-Beschreibung
• Newsletter-Profil
• Link-in-Bio-Seiten
• ältere Posts mit Kontaktdaten

Bei Creator:innen kommt hinzu: Reichweite verändert das Risiko. Eine Adresse, die bei 120 Followern niemanden interessiert, kann bei 20.000 Followern plötzlich sehr unangenehm werden.

Schritt 7: Prüfe Shops und Marktplätze

Wenn du online verkaufst, können private Daten an mehr Stellen erscheinen, als du erwartest.

Prüfe:

• Impressum im Shop
• Widerrufsseite
• Versand- und Retourenseite
• Bestellbestätigung
• Rechnung
• Lieferschein
• E-Mail-Vorlagen
• Verkäuferprofil
• Marktplatzprofil
• Support-Kontakt
• Zahlungsanbieter-Profil

Gerade bei Shops werden Daten oft automatisch übernommen. Wenn die Stammdaten privat sind, landen sie in vielen Dokumenten.

Schritt 8: Suche nach alten Spuren

Jetzt kommt der Teil, den viele überspringen: Suche öffentlich nach dir selbst.

Nutze mehrere Suchanfragen:

• dein Name + Straße
• dein Name + Telefonnummer
• dein Name + E-Mail
• Businessname + Adresse
• Businessname + Telefonnummer
• Website-Domain + alte Adresse
• alte Projektnamen

Prüfe auch die Bildersuche und PDF-Treffer. Alte PDFs sind besonders hartnäckig, weil sie oft heruntergeladen, weitergeleitet oder auf fremden Seiten gespeichert wurden.

Schritt 9: Sortiere nach Dringlichkeit

Nicht alles ist gleich wichtig. Sortiere Treffer in drei Gruppen.

Sofort ändern:

• private Wohnadresse im Impressum
• private Nummer auf öffentlichen Profilen
• private E-Mail im Shop-Support
• Adresse in Rechnungs- oder PDF-Vorlagen

Kurzfristig ändern:

• alte Social-Media-Bios
• Branchenverzeichnisse
• E-Mail-Signaturen
• Link-in-Bio-Seiten

Beobachten:

• veraltete Suchergebnisse
• alte Screenshots
• fremde Erwähnungen, die schwer zu ändern sind

So vermeidest du, dich in Kleinigkeiten zu verlieren, während die wichtigsten Stellen offen bleiben.

Schritt 10: Baue ein sauberes Standard-Setup

Ein gutes Basis-Setup für Selbstständige besteht aus:

• geeigneter Geschäfts- oder Impressumsadresse
• geschäftlicher Telefonnummer
• geschäftlicher E-Mail-Adresse
• sauberem Website-Impressum
• geschäftlicher E-Mail-Signatur
• getrennten Profilen für Business und Privatleben
• einer Liste aller öffentlichen Profile
• Vorlagen für Rechnung, Angebot und Support

Das muss nicht groß oder teuer sein. Es muss nur konsequent sein.

Kurze 30-Minuten-Version

Wenn du wenig Zeit hast, prüfe zuerst diese fünf Stellen:

1. Impressum
2. Rechnungen
3. Business-Profil
4. Website-Footer
5. Social-Media-Bios

Wenn dort keine privaten Daten stehen, ist schon viel gewonnen. Danach kannst du die tieferen Spuren prüfen.

Nächster Schritt

Der Privatheits-Check bündelt diese Prüfung in einem klaren Ergebnis. Du bekommst eine Liste sichtbarer Daten und eine Priorität: was zuerst ändern, was später nachziehen, was beobachten.